Customer Experience

Quando ho iniziato a fare l’assistente virtuale ho provato a capire quali fossero le mie abilità che più potevano essere utili agli imprenditori che avevano capito l’importanza e l’utilità di delegare all’esterno parte dei loro compiti giornalieri, inclusi gli autori di corsi online.

Più avanzavo nella professione e più mi rendevo conto della necessità da parte mia di riuscire a calarmi in ambiti diversificati, per accontentare le richieste di settori particolarmente “vivaci” e bisognosi dei servizi di assistenza virtuale.

Uno di questi settori è sicuramente il settore dei “formatori”

Parliamo sia quelli che operano offline (corsi in aula) che quelli che operano online (corsi live, webinar o registrati).

I compiti che un imprenditore di questo tipo può delegare a un assistente virtuale sono veramente tantissimi!

Ma nel concreto, cosa fa un assistente virtuale quando si tratta di coordinare la creazione e il supporto di un corso online?

Per quanto riguarda la mia esperienza personale mi sono trovata a gestire (lavorando da casa) diverse attività che elenco qui di seguito in 7 punti, ciascuna corredata da un piccolo testo descrittivo.

1. Ricerca sale per seminari

Innanzitutto, occorre conoscere le variabili in gioco per riuscire a svolgere al meglio questo task, tre delle quali sono quelle fondamentali: la zona, la capienza necessaria e il budget a disposizione.

Occorre creare una griglia dove si mettono a confronto più strutture e tutte le facilities che offrono.

C’è il parcheggio? C’è il ristorante? Varie ed eventuali.

Si tratta di una ricerca lunga e laboriosa, soprattutto se in quella città è la prima volta che viene svolto un intervento formativo. Perciò … perché non dedicarsi al perfezionamento del proprio corso e lasciare tutte queste incombenze ad un’assistente virtuale?

2. Gestione dei social e delle newsletter

Sarebbe una follia non usare i social per far conoscere le proprie attività formative, per cui se l’imprenditore capisce che non è nelle sue corde o non ha tutta questa creatività o tempo, è bene farsi aiutare da una valida assistente virtuale.

Per quest’ area la scelta deve essere oculata perché si dovrà capire il livello di expertise di cui si ha realmente bisogno. Infatti, non tutte le VA sono specialiste di social media manager o comunque non si può essere specializzate ad alto livello su tutte le piattaforme. Inoltre, occorre considerare se si ha necessità di qualcuno che sia abile con le “ads”, perché in tal caso potrebbe essere più utile ingaggiare un professionista verticalizzato essendo questo un ambito dove la formazione continua e la pratica, più che necessaria, è obbligatoria!

Per la creazione delle newsletter stesso discorso. Se non si necessita dell’attuazione di automazioni e di funnel, un’assistente virtuale sarà sicuramente una risorsa utile perché potrà creare delle newsletter periodiche sulla base dei contenuti che gli vengono forniti. Ma se si ha necessità di un servizio più specialistico occorrerà rivolgersi a un marketer esperto.

Un’assistente virtuale può essere utile in molte cose… ma è bene stabilire a priori i livelli di competenza che sono realmente necessari.

3. Gestione iscrizioni dei partecipanti

Tutto è stato lanciato: le pubblicità online, le newsletter… e cominciano finalmente ad arrivare richieste di informazioni e di iscrizione al corso. È un lavoro sicuramente oneroso e di gestione pura di dati. E allora, perché non farlo fare ad un’assistente virtuale?

Si può creare un file di Excel da condividere in cloud e il gioco è fatto.

All’assistente virtuale può essere assegnata una casella mail con il dominio della società che sta supportando, in modo che possa scrivere delle mail di conferma ai partecipanti utilizzando una mail professionale.

4. Correzione bozze

L’imprenditore che non ama parlare a braccio, di solito si crea uno script da seguire per non perdere nemmeno un passaggio dei suoi preziosi contenuti. Avere un’assistente virtuale al suo fianco può rappresentare un’ottima risorsa per la correzione e il miglioramento dei testi, soprattutto se questi corrisponderanno ad un corso che dovrà essere registrato seguendo delle slide.

5. Creazione slide

Sia che si tratti di un corso in aula che di un corso online… la creazione delle slide rappresenta un impegno sicuramente oneroso e time consuming.

L’ideale per l’imprenditore sarebbe quello di delegarlo all’esterno, dopo che si è cercato di trasmettere la propria visione di come devono essere esposti i contenuti nel modo più accurato possibile.

Le slide possono essere create partendo da uno script oppure ricreate partendo dalle bozze e rendendole più vivaci ed accattivanti.

Si può usare il buon vecchio Powerpoint ma anche “Canva”, un sito online formidabile per questo genere di creatività.

6. Questionari

Al termine del corso è importante conoscere il parere degli uditori… perché allora non far creare all’assistente virtuale un questionario di gradimento?

Questo potrà essere a crocette su un foglio di word da stampare e da consegnare in aula al termine della giornata oppure potrà essere un questionario online creato per esempio con “Google Moduli” o “Survey Monkey”. Il questionario permette di evidenziare le parti da migliorare e raccogliere eventuali spunti per migliorare in generale l’esperienza formativa.

7. Attestati di partecipazione

È sempre cosa gradita per i partecipanti ricevere l’attestato di partecipazione. In certe aziende tra l’altro è proprio richiesto dal sistema qualità perciò è sempre buona norma prevederlo.

L’assistente virtuale può occuparsi anche di questo aspetto ossia della creazione grafica dell’attestato (io ad esempio uso Canva) e della spedizione via e-mail ai partecipanti. Altro tempo guadagnato per l’imprenditore il quale, avendo delegato tutte queste cose, ha avuto nel frattempo il tempo per maturare delle nuove fantastiche idee o magari ha già pronto un nuovo corso nel cassetto.

Tutto qui? Non esattamente…

Quelle che ti ho elencato sopra sono alcune delle macro-attività che possono essere delegate ad un’assistente virtuale per il supporto agli imprenditori nel settore della formazione. Ma ce ne sono tante altre che emergono durante il rapporto continuativo che si instaura nel tempo.

Infatti, il plus di questo tipo di collaborazione secondo me è il rapporto di fiducia che si crea tra la VA e l’imprenditore, in uno scambio continuo di informazioni e di follow-up che permettono la sinergia e il miglioramento continuo delle attività.